Was bedeutet GoBD?
GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff". Das klingt kompliziert — ist aber im Kern eine Anweisung des Bundesfinanzministeriums: Wer digital bucht, muss das so tun, dass das Finanzamt die Daten jederzeit vollständig, unveränderlich und prüfbar einsehen kann.
Das aktuelle BMF-Schreiben zu den GoBD stammt vom 28. November 2019 und gilt für alle Unternehmer und Gewerbetreibenden — aber auch für Vermieter mit Einkünften aus Vermietung und Verpachtung (§ 21 EStG), die ihre Belege elektronisch führen.
Für wen gelten die GoBD?
Kurzantwort: Für jeden, der steuerlich erfasst ist und seine Belege elektronisch aufbewahrt. Konkret betroffen sind:
- Unternehmer und GmbHs (§ 238 HGB: Buchführungspflicht)
- Freiberufler mit Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR)
- Vermieter, die ihre Kontoauszüge, Reparaturrechnungen und Nebenkostenabrechnungen digital archivieren
- Jeder, der Rechnungen als PDF empfängt oder ausstellt
Merksatz: Sobald Sie eine Rechnung als PDF auf Ihrem Rechner speichern oder einen Papierbeleg einscannen, sind die GoBD auf Sie anwendbar. Ein Aktenordner im Regal reicht dann nicht mehr.
Die sechs Kernprinzipien der GoBD
1. Vollständigkeit
Jeder Beleg muss erfasst sein. Keine Lücken im Buchungsjournal. Nachträgliche Löschungen sind nicht erlaubt — nur Stornobuchungen mit Gegeneintrag.
2. Richtigkeit
Die Buchung muss dem tatsächlichen Sachverhalt entsprechen. Bei KI-gestützter Belegerfassung bedeutet das: Der Unternehmer muss die KI-Vorschläge prüfen und bestätigen.
3. Zeitgerechtheit
Buchungen sollen zeitnah nach dem wirtschaftlichen Vorgang erfolgen. Rechnungen sollten nicht Monate liegen bleiben. In der Praxis wird eine Erfassung innerhalb von 10 Tagen empfohlen.
4. Ordnung
Buchungen müssen nach einem nachvollziehbaren System gegliedert sein — zum Beispiel nach den Konten eines Standardkontenrahmens (SKR03 oder SKR04).
5. Unveränderlichkeit
Dies ist der technisch anspruchsvollste Punkt: Einmal gebuchte Vorgänge dürfen nachträglich nicht verändert werden können. Jede nachträgliche Änderung ist als Stornobuchung mit neuem Eintrag zu dokumentieren. In Software muss dies durch technische Maßnahmen (Hashwerte, Audit-Log) abgesichert sein.
6. Nachvollziehbarkeit
Jede Buchung muss auf einen Originalbeleg zurückgeführt werden können (Belegsätze). Das Finanzamt muss den Weg „Beleg → Buchung → Abschluss" vollständig nachverfolgen können.
Was passiert bei einem Verstoß?
Bei einer Betriebsprüfung kann das Finanzamt die Buchführung als unzureichend verwerfen und die Besteuerungsgrundlagen schätzen — oft zu Ungunsten des Steuerpflichtigen. In schwerwiegenden Fällen kann Steuerhinterziehung im Raum stehen.
Wie Zettelheld GoBD umsetzt
Zettelheld wurde von Grund auf GoBD-konform entwickelt:
- Alle Buchungen erhalten einen SHA-256-Hashwert und können nicht gelöscht werden
- Vollständiges Audit-Log mit Benutzer, Zeitstempel und IP
- DATEV-Export für maschinelle Betriebsprüfung
- 10-jährige Aufbewahrungsgarantie
- Automatischer Zeitstempel bei Belegerfassung
Details zur technischen Umsetzung: Zettelheld GoBD-Konformitätsseite
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