Die GoBD sind die maßgeblichen deutschen Grundsätze für elektronische Buchführung, herausgegeben vom Bundesministerium der Finanzen (BMF-Schreiben vom 28. November 2019). Sie gelten für jeden Unternehmer, der seine Buchführung digital führt — also auch für Vermieter mit Einkünften aus Vermietung und Verpachtung.
Warum GoBD für Vermieter wichtig ist
Bei einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt wird nicht nur geprüft, ob die Zahlen stimmen — sondern auch wie die Buchführung geführt wurde. Fehlerhafte elektronische Buchführung (z. B. nachträgliche Änderungen ohne Protokoll) kann zur Schätzung der Besteuerungsgrundlage führen. Genau das verhindert die GoBD-Konformität.
GoBD-Anforderungen und Zettelheld-Implementierung
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Vollständigkeit (§ 238 HGB)
Alle Buchungen und Belege werden lückenlos in der Datenbank erfasst. Keine Buchung kann gelöscht werden — nur storniert, mit vollständigem Stornierungseintrag. -
Richtigkeit (GoBD Tz. 33)
Jede Buchung ist einem Beleg zugeordnet. KI-generierte Vorschläge müssen explizit bestätigt werden. Der Nutzer trägt die Prüfverantwortung für die inhaltliche Richtigkeit. -
Zeitgerechtheit (GoBD Tz. 49)
Buchungen werden mit Erstellungszeitstempel (UTC) und Bestätigungszeitstempel protokolliert. Der zeitliche Versatz zwischen Belegeingang und Buchung ist nachvollziehbar. -
Ordnung (GoBD Tz. 44)
Buchungen sind nach Kontenrahmen (SKR03/SKR04) gegliedert, chronologisch fortlaufend nummeriert und nach Kostenstellen auswertbar. -
Unveränderlichkeit (GoBD Tz. 66–69)
Jede gebuchte Transaktion erhält einen SHA-256-Hashwert. Nachträgliche Änderungen an Buchungsposten sind technisch nicht möglich. Korrekturen erfolgen ausschließlich als Stornobuchung mit neuem Gegeneintrag. -
Nachvollziehbarkeit (GoBD Tz. 30)
Das vollständige Audit-Log protokolliert jeden Zugriff, jede Buchung, jede Änderung und jede Anmeldung mit Benutzer-ID, IP-Adresse und Zeitstempel. Das Log ist für den Nutzer einsehbar und exportierbar. -
Aufbewahrung 10 Jahre (§ 147 AO)
Belege und Buchungen werden 10 Jahre aufbewahrt. Auch nach Kündigung des Abonnements stehen die Daten 30 Tage zum Export bereit. -
Maschinelle Auswertbarkeit (GoBD Tz. 169)
DATEV-Export (Buchungsstapel-Format EXTF) ermöglicht die vollständige maschinelle Prüfung durch das Finanzamt ohne Softwarezugang. Export auf Knopfdruck. -
Verfahrensdokumentation (GoBD Tz. 151)
Diese Seite dient gleichzeitig als öffentlich zugängliche Verfahrensdokumentation, die beschreibt, wie die Software die GoBD-Anforderungen technisch erfüllt. Eine ausführliche Version kann für Betriebsprüfungen als PDF angefordert werden.
Export-Paket für Betriebsprüfungen
Für eine Betriebsprüfung durch das Finanzamt generiert Zettelheld auf Knopfdruck ein vollständiges GoBD-Exportpaket bestehend aus:
- DATEV-Buchungsdaten (EXTF-Format, CSV)
- Belegarchiv als ZIP (OKR-konforme Verzeichnisstruktur)
- Audit-Log als CSV (alle Systemereignisse im Prüfungszeitraum)
- Kontenplan und Sachkontenbeschreibung
- Verfahrensdokumentation als PDF
Grenzen der GoBD-Konformität
Hinweis: Zettelheld stellt die technische Infrastruktur für eine GoBD-konforme Buchführung bereit. Die inhaltliche Richtigkeit der Buchungen (korrekte Kontozuordnung, richtige Steuerklassifikation) liegt in der Verantwortung des Nutzers. Die Verwendung der KI-Belegerfassung entbindet nicht von der Pflicht, Buchungsvorschläge zu prüfen. Für Rechtssicherheit bei der steuerlichen Behandlung empfehlen wir die Zusammenarbeit mit einem Steuerberater.